Как организовать обучающие ивенты внутри компании: примеры и схемы действий
Привет! Я расскажу о том, как мы проводим обучающие ивенты в Plarium, находим спикеров и собираем обратную связь, а также дам готовые алгоритмы, по которым вы сами сможете организовать подобные мероприятия.
Команда Training & Development
В харьковской студии Plarium образовательными ивентами занимается команда Training & Development. За прошлый год с нашей помощью 460 сотрудников прошли тренинги и курсы или посетили конференции.
Но для решения конкретных задач проекта помощь коллег бывает гораздо эффективнее. Поэтому с 2016 года мы провели 24 Tech Talks, 9 вебинаров и 3 мастер-класса внутри студии, полностью систематизировав обмен опытом между командами. При этом спикеру не нужно заботиться о приглашении гостей на встречу, бронировании переговорной, записи видео и т. д. Он фокусируется только на подготовке доклада.
Tech Talks
Это доклады для небольшой аудитории. Спикер готовит презентацию и рассказывает об особенностях решения той или иной задачи в рамках заявленной темы. Все встречи записываются на видео.
Мы готовим Tech Talk для одной или нескольких команд. Но с недавнего времени стали объявлять о встрече во внутренней социальной сети, чтобы могли присоединиться все сотрудники, которым интересна данная тема или задача.
Чек-лист подготовки Tech Talk
- Определение темы с техническим директором.
- Выбор спикера.
- Определение целевой аудитории и даты проведения.
- Бронирование переговорной.
- Приглашение людей на встречу.
- Запрос на техническую поддержку, запись видео и захват звука.
- Доработка презентации спикера (при необходимости).
- Организация подключения аппаратуры, записи видео и звука.
- Встреча.
- Получение видео и добавление его в архив / на youtube-канал.
- Отправка анкеты обратной связи и записи видео всем участникам.
- Подготовка отчета по встрече.
- Обсуждение результатов со спикером.
Видеозаписи позволяют возвращаться к материалу снова и снова, в том числе новым сотрудникам. Если встречи проходят редко, оборудование можно брать в аренду. В Plarium Kharkiv есть Video Production и Sound Design Departments, они предоставляют нам камеру и микрофон и настраивают их.
Вебинары
В таком формате меньше общих разговоров и больше практики. Презентации как таковой нет, весь вебинар — это демонстрация решения той или иной задачи.
На время трансляции рабочий компьютер спикера переносят в переговорную, чтобы не было шума. Из-за рассинхрона вопросы от участников приходят с небольшим опозданием, поэтому обычно в конце вебинара мы проводим секцию вопросов-ответов.
Чек-лист подготовки вебинара
- Определение темы с техническим директором.
- Выбор спикера.
- Определение целевой аудитории и даты проведения.
- Приглашение людей.
- Установка OBS-Studio на компьютер спикера, тестирование программы.
- Вебинар.
- Добавление видеозаписи экрана и голоса в архив / на youtube-канал.
- Отправка анкеты обратной связи и записи видео всем участникам.
- Подготовка отчета по встрече.
- Обсуждение результатов со спикером.
Мастер-класс
Мастер-класс — это что-то среднее между лекцией и обучающим курсом. Проводится для решения конкретных рабочих задач, с которыми ребята сталкиваются каждый день.
Мы организовываем их только по запросу и в каждом отдельном случае подбираем оптимальный формат. Например, для одной команды важно было не только получить новые знания, но и провести ревью работ, обсудить часто повторяющиеся ошибки. Мы разбили встречу на 2 части: теория и обсуждение.
В другой раз эксперт по нужной теме находился во львовской студии, поэтому мы организовали запись видеоурока с пошаговыми инструкциями.
Чек-лист подготовки мастер-класса
- Обсуждение заявки на обучение.
- Выбор спикера.
- Обсуждение запроса со спикером и его руководителем.
- Составление плана встречи с указанием тайминга совместно со спикером.
- Создание чата с участниками встречи для ознакомления с программой и всеми деталями.
- Бронирование переговорной, запрос на техническую поддержку (звуко- и видеозапись, установка необходимого ПО на ноутбук спикера).
- Проведение мастер-класса.
- Сбор обратной связи от участников.
- Подготовка отчета по встрече.
- Обсуждение результатов со спикером.
Как мы находим спикеров
Периодически мы проводим опрос сотрудников, в результате которого получаем актуальный список внутренних экспертов. С техническим директором обсуждаем план развития той или иной команды либо направления, например QA или Unity Developers. В рамках этого плана принимаем решение о проведении одного ивента или серии. А темы согласуем с тимлидами.
Бывает, что ребята сами сообщают нам о готовности провести встречу. Мы согласовываем предложенную тему с техническим директором и приглашаем сотрудников, которым это было бы полезно.
Обратная связь
Через
Пример вопроса:
Преимущества и недостатки
Каждый сотрудник, побывавший на Tech Talk, знает, что всегда может получить качественную систематизированную информацию о его рабочих задачах. И это главное.
Среди плюсов еще можно выделить:
- всегда актуальные темы докладов;
- широкое практическое применение новых знаний и навыков;
- сокращение времени на решение задач проекта;
- налаживание коммуникации между отделами;
- минимальные финансовые затраты.
Но у системы есть и недостатки. Например, сложно найти золотую середину между количеством Tech Talks и заинтересованностью сотрудников их посещать. Чем чаще проводятся ивенты, тем меньше на них приходит людей.
К минусам также можно отнести:
- ограниченное количество экспертов в компании;
- загрузка не всегда позволяет специалистам отвлекаться на проведение Tech Talk;
- некоторые задачи решаются в контексте конкретной, не всегда универсальной архитектуры прототипа.
Советы по организации обучающих ивентов
- Определите оптимальное количество ивентов для вашей компании. Мы проводим их раз в
1,5–2 месяца. - Находите действительно актуальные темы, которые заинтересовали бы посетителей и спикера.
- Поддерживайте постоянный контакт со спикером, чтобы при необходимости помочь ему в подготовке презентации или других вопросах.
- Приглашайте гостей заранее.
- Контролируйте техническую сторону ивента, чтобы не получилось так, что за 5 минут до начала не установлена камера, не подключен микрофон или проектор не отображает презентацию спикера.
Если вы проводили подобные мероприятия, делитесь опытом в комментариях. Всем спасибо!
